Whistleblowing e best practices per le investigazioni interne

Le investigazioni interne sono un aspetto fondamentale nell’ambito della gestione delle segnalazioni di illeciti, eppure, in molti casi, è proprio uno di quelli che non viene considerato molto quando si parla di whistleblowing.

Il come vengono gestite le segnalazioni invece è, e può essere, un tratto peculiare dell’azienda, perché mette in evidenza tutte quelle best practices che sono state messe in atto all’interno della cornice normativa in quel momento disponibile.

Entriamo più nello specifico. Una volta ricevuta la segnalazione, cosa è necessario fare?

Il 9 dicembre 2022 è stato pubblicato lo schema di decreto legislativo relativo al recepimento della Direttiva europea sul whistleblowing (Direttiva UE 2019/1937). Andiamo a vedere l’articolo 2 (Definizioni):

1. o) «riscontro»: comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione;

e l’articolo 5 (Gestione del canale di segnalazione interna):

1. Nell’ambito della gestione del canale di segnalazione interna, la persona o l’ufficio interno ovvero il soggetto esterno, ai quali è affidata la gestione del canale di segnalazione interna svolgono le seguenti attività:
2. a) rilasciano alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;

[…]

1. d) forniscono riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine dei sette giorni dalla presentazione della segnalazione;

Dalla lettura di questi articoli è evidente che subito dopo aver ricevuto la segnalazione è necessario fornire un feedback al segnalante, e quindi un action plan già ben delineato. A rafforzare quanto detto concorre l’articolo 21 dove sono elencate le sanzioni previste, e tra i casi elencati più gravi, vi quello in cui si possa accertare l’assenza di una attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute.

Articolo 21 (Sanzioni)

1. Fermi restando gli altri profili di responsabilità, l’ANAC applica al responsabile le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:
2. a) da 5.000 a 30.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza di cui all’articolo 12;
3. b) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme a quelle di cui agli articoli 4 e 5, nonché quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute.

Anche l’articolo 6 (Condizioni per l’effettuazione della segnalazione esterna) è strettamente connesso a quanto abbiamo già visto. È chiara l’intenzione del legislatore di affidare la gestione delle segnalazioni alle aziende stesse.

1. La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
2. a) non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto nell’articolo 4;
3. b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi dell’articolo 4 e la stessa non ha avuto seguito o si è conclusa con un provvedimento finale negativo;
4. c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
5. d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

L’articolo 6 infatti norma sia i casi in cui non è previsto un sistema whistleblowing ma anche quelli in cui non c’è un adeguato riscontro da parte del gestore della segnalazione; e come abbiamo visto già in precedenza, sono previste sanzioni considerevoli per le aziende inadempienti.