Secondo la legge italiana, la firma scritta non è necessariamente richiesta affinché un contratto sia valido – i contratti sono generalmente validi se le parti legalmente competenti raggiungono un accordo, sia che lo raggiungano verbalmente, che elettronicamente o tramite un documento cartaceo (Articolo 1321 del codice civile italiano) .
Per dimostrare che un contratto sia valido, le parti a volte devono presentare delle prove in tribunale. Le principali soluzioni di gestione delle transazioni digitali possono fornire registri elettronici che ai sensi dell’articolo 2697 e dell’articolo 2702 del codice civile italiano, siano assimilabili ad una prova ed a sostegno dell’esistenza, dell’autenticità e della valida accettazione di un contratto.
Inoltre, il Regolamento (UE) n. 910/2014 relativo all’identificazione elettronica e ai servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno, conosciuto come “Regolamento eIDAS“, è entrato in vigore il 1 ° luglio 2016. Tale regolamento ha abrogato e sostituito la direttiva sulle firme elettroniche (1999/93 / CE) ed è direttamente applicabile nei 28 paesi membri dell’Unione Europea.
Il Regolamento eIDAS è neutrale dal punto di vista tecnologico e definisce tre tipi di firma elettronica (SES, AES, QES). L’articolo 25, paragrafo 1, stabilisce che ad una firma elettronica non può essere negato l’effetto giuridico e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziari unicamente per il fatto che sia in forma elettronica o che non soddisfi i requisiti di un QES. L’articolo 25, paragrafi 2 e 3, attribuisce a un QES lo stesso effetto giuridico di una firma cartacea e garantisce che un QES riconosciuto in uno Stato membro dell’UE sia riconosciuto anche in altri Stati membri. Infine, il considerando 49 consente al diritto nazionale di stabilire i requisiti relativi al tipo di firma elettronica che possono essere richiesti in talune circostanze.
Come sfruttare la digitalizzazione per ottimizzare i processi aziendali
Ogni azienda, piccola o grande che sia, ha la necessità di scambiare, raccogliere approvazioni e far firmare documenti a diversi destinatari. L’implementazione di un tool che digitalizzi questi processi è il passaggio essenziale per avere maggiore efficienza nelle procedure aziendali e contemporaneamente per avere la sicurezza del pieno valore legale dei documenti firmati (accountability).
My Approvals è un software accessibile da qualunque dispositivo e quindi adatto a gestire processi di firma sia in presenza che da remoto. Con My Approvals puoi inviare, far approvare, certificare e tracciare processi come:
GDPR/Privacy
- Informative Privacy
- Nomine Incaricati
- Nomine Responsabili interni
- Nomine Responsabili esterni
- Richiesta consensi al trattamento (anche multipli o separati)
- Registro del Trattamento del Titolare
- Registro del Trattamento del Responsabile
D.Lgs. 231/2001
- Codice Etico e Modello Organizzativo
- Procedure (es. sicurezza, sistemi informatici) policy e linee guida
Formazione
- Conferma partecipazione pre incontro
- Conferma dell’avvenuta partecipazione
- Questionario di apprendimento
- Questionario di valutazione
- Circolazione e approvazione materiale
Fornitori e clienti
- Contrattualistica
- Termini e condizioni generali di acquisto
- Termini e condizioni generali di vendita
- Aprovazione e presa visione di regole di comportamento per fornitori
- Lettere e comunicazioni
- Fatture o ordini
- Apertura anagrafica fornitori